Cómo gestionar adecuadamente un coche de empresa

Disponer de un coche de empresa es fundamental en algunos tipos de negocios. Si quieres aprender a gestionar de manera eficiente un coche de empresa, a continuación te presentamos los mejores consejos de los expertos para lograrlo. Sigue leyendo para valorar cómo gestionar adecuadamente un coche de empresa, según los profesionales. Nuestros expertos te cuentan los mejores consejos y recomendaciones para gestionar adecuadamente un coche de empresa.

Mantener el vehículo siempre a punto

El primero de los consejos que debemos tener en cuenta para poder gestionar de manera correcta un coche de empresa es que debemos intentar mantener el vehículo siempre a punto en todo momento. Es fundamental contar siempre con vehículos en condiciones, con unas características que se adapten al tipo de uso que vayamos a darle y con todas sus revisiones en regla.

El mantenimiento del vehículo es fundamental y siempre es responsabilidad de la empresa, con lo que debemos llevar al día todas las revisiones y arreglar todo tipo de desperfectos que puedan afectar a la circulación o al nivel de confort en el vehículo. Es fundamental realizar este mantenimiento de manera regular, valorar cada cuanto se deben cambiar las ruedas y el aceite y en general controlar el vehículo para prevenir todo tipo de accidentes y garantizar la seguridad de todos los trabajadores.

Realiza un duplicado de las llaves del coche

Uno de los problemas o contratiempos más comunes que pueden suceder con todo tipo de vehículos, incluidos los coches de empresa, es la pérdida o robo de las llaves del coche.

Para prevenir que este tipo de contratiempos se conviertan en un gran problema, es fundamental realizar un duplicado de las llaves del coche antes de empezar a utilizar el vehículo de empresa. Este juego de llaves puede guardarse en la empresa o en nuestro hogar si somos trabajadores autónomos, a fin de prevenir contratiempos y poder disponer de un juego de llaves de emergencia siempre que lo necesitemos.

A la hora de realizar la copia de las llaves del coche, es interesante recurrir a los mejores talleres especializados en copias de llaves de coche como Car Key System antes de dirigirnos a la casa del vehículo. En estos talleres nos realizarán la copia de forma totalmente profesional, segura y mucho más rápido y de manera más económica que mediante la marca. De hecho, la mayoría de marcas de vehículos suelen encargar las copias de las llaves a talleres especializados, con lo que, acudiendo directamente a estos profesionales ahorraremos tiempo, intermediarios y por tanto también conseguiremos ahorrar con este procedimiento.

Utilizar sistemas de gestión de flotas

Si disponemos de muchos vehículos diferentes de empresa, nada mejor para controlar la gestión del tiempo en el trabajo y la seguridad de los empleados que contar con un sistema de control de flotas de calidad. Esto mejorará la comunicación entre los trabajadores, permitirá unificar el esfuerzo, mejorará el flujo de trabajo y sobre todo ahorrará costes a la empresa.

Negociar con los proveedores

Por otro lado, es fundamental aprender a negociar siempre con los proveedores de los vehículos, sea cuál sea la modalidad de contrato que vayamos a escoger para los coches de empresa (compra, renting, leasing, alquiler…). Negociar con ellos de forma diligente te permitirá obtener las mejores ofertas. Del mismo modo, es fundamental aprender a valorar las mejores ofertas para poder escoger aquellas que nos oferten una óptima relación calidad-precio.

Revisar los gastos en los coches de empresa

Asimismo, para conseguir realizar de manera eficiente la gestión de los coches de empresa, es fundamental registrar de manera constante los gastos en este tipo de vehículos. Es recomendable revisarlos, analizarlos y compararlos con otros períodos anteriores. Si encontramos grandes variaciones de precio podremos valorar las causas para corregir o promover las acciones que hagan gastar más o que permitan ahorrar a la empresa en sus vehículos, siempre sin renunciar a la eficiencia y a la calidad.

Implementar la tecnología GPS para las rutas

Por otro lado, otra alternativa interesante para gestionar de manera adecuada los coches de empresa pasa por implementar cuanto antes la tecnología GPS para las rutas. Usando el GPS para trazar rutas será mucho más sencillo el poder planificar todo tipo de trayectos teniendo en cuenta los tiempos de los recurridos, las rutas más eficientes o las alternativas de paso si existen accidentes o retenciones. Esto será interesante para ahorrar en gastos de combustible y además permitirá desgastar en menor medida el coche de empresa.

En este punto, también puede ser interesante la monitorización a tiempo real del coche de empresa y de sus rutas. Esto puede hacerse con herramientas de geolocalización y es interesante tanto para mejorar los tiempos de entrega o de uso de los vehículos como para aumentar la seguridad de los trabajadores si sufren cualquier tipo de accidente o de incidencia en la carretera.

Controlar los gastos de combustible

Del mismo modo, para gestionar adecuadamente un coche de empresa será fundamental controlar de manera eficiente los gastos de combustible. Es fundamental conocer bien la forma de conducir de todos los trabajadores y el uso que hacen del vehículo. Si los trabajadores no conducen bien o usan el vehículo más de lo que deberían, esto se traducirá en que los gastos de gasoil o de gasolina serán mayores y este punto se terminará notando en la factura por gastos de combustible.

Registrar todos los datos del coche de empresa

Finalmente, los expertos recomiendan registrar y llevar un control concreto de todos los datos de cada vehículo de empresa. Las plantillas serán la mejor alternativa para poder registrar todo este tipo de información sobre el coche. De este modo podremos valorar en todo momento el estado del coche y los gastos que genera, y son una gran alternativa para empresas y para autónomos que permiten controlar tanto coches de empresa únicos como flotas completas de forma mucho más eficiente.