Ventajas de la digitalización de documentos con escáner
El otro día estuve con un amigo y me dijo que él no terminaba de entender porque todo el mundo quería digitalizar los documentos, tanto empresas como particulares. Cuando me comentó eso, le di una serie de explicaciones que te voy a mostrar a continuación para que tú también las puedas conocer. Digitalizar los documentos con un escáner es una gran opción y ofrece muchas ventajas.
Principales beneficios de la digitalización de los documentos
Variedad de opciones: tras consultar a los expertos de OficinaTop, expertos en la venta de productos para oficinas, nos hemos dado cuenta de que hay una amplia variedad de escáneres entre los que elegir. No importa si tenemos poco o mucho presupuesto para adquirir el escáner. Siempre vamos a poder comprar lo que nos interesa sin tener que hacer una gran inversión.
Acceso a los documentos: otra de las ventajas de la digitalización es que con un par de click podremos acceder a la información que estamos buscando. Esto hace que todo sea mucho más cómodo y rápido. Por supuesto, el documento tiene que nombrarse adecuadamente para poderlo encontrar con facilidad cuando sea necesario. En cambio, en papel nos costará mucho más tiempo acceder a la información, de aquí que las empresas estén apostando por digitalizar todos los documentos para poder tener acceso rápido a ellos.
Fácil de guardar: con un simple disco duro puedes tener toda la documentación de la empresa o de la persona guardada a buen recaudo. Esto quiere decir que se puede ahorrar mucho espacio, lo cual está animando a muchas personas a dar el salto para desocupar el espacio que pueden dedicar para otras cosas.
Se puede consultar en cualquier parte: gracias a que los documentos se han digitalizado, se puede decir que la información se puede consultar desde cualquier dispositivo y desde cualquier parte. Hay que tener en cuenta que actualmente hay muchas opciones entre las que elegir como Google Drive u otras. Gracias a la nube, podrás consultar tus documentos de una manera segura desde cualquier parte, nadie podrá acceder a ellos porque irán cifrados y con una contraseña que solo tú tendrás. Supongamos que estás en la playa y te entra la duda sobre un documento. Solo tienes que saber el móvil y en pocos segundos tendrás en la pantalla el documento que estás buscando. La verdad, es una gran revolución, tanto para empresas como para particulares.
No se desgastan: otra de las ventajas de la digitalización es que con el paso del tiempo no van perdiendo calidad. Como bien habrás podido comprobar, con el paso del tiempo los papeles van perdiendo calidad y en ocasiones se pierden datos que pueden llegar a ser importantes. En cambio, con la digitalización la calidad del documento siempre es la misma. No importa los años que hayan pasado, la imagen siempre estará como el primer día.
Versatilidad: cuando tenemos el documento digitalizado, ese documento se puede incluir a un documento electrónico con facilidad. No importa si el documento solo es texto o hay imágenes, se puede compartir con facilidad dicha información con un par de click. Todo es mucho más rápido y sencillo, de aquí que las cartas estén perdiendo cada vez más protagonismo a favor de los documentos digitalizados. Solo hay que mandar un correo y al segundo la otra persona tendrá el documento a su disposición. Todo esto hace que sea mucho más rápido y ágil.
Adaptabilidad: el documento digitalizado se puede cambiar de formato para que pueda ser leído en cualquier dispositivo. Es verdad que el formato más usado es el PDF, pero te puedo asegurar que lo podrás convertir a otra opción de manera sencilla y rápida.
Aumenta la productividad: es verdad que la digitalización de la documentación llevará algo de tiempo. Pero una vez que todo ha sido digitalizado, te puedo asegurar que permitirá ahorrar mucho tiempo a los trabajadores. Todo el tiempo que ahorran a la hora de encontrar la información que necesitan, lo podrán usar para otros fines. Todo esto se traduce en un aumento de la productividad de los trabajadores, lo cual viene realmente muy bien a la empresa.
Estructuración de la información: con este tipo de tecnología es mucho más fácil estructurar la información. Así lo tenemos todo bien colocado. Como bien sabrás, una buena estructuración de la información ayuda a que la toma de decisiones sea mucho más sencilla.
Ecología: te puedo asegurar que la documentación digitalizada ayuda al medio ambiente. No hay que usar tanto papel, lo cual reduce el impacto de las empresas en el medio ambiente. Como no se necesita tanto papel, no solo se destruyen menos bosques, sino que también se contamina menos, de aquí que sea otro punto positivo.
Eficiencia: como todo se puede mandar y compartir fácilmente por internet, ya no hace falta mandar una carta o mandar a alguien para realizar el envío. Todo se puede hacer de una manera sencilla con la ayuda de internet.
