Las herramientas de gestión de proyectos más populares

Descubre las herramientas líderes en gestión de proyectos que están transformando la forma en que las empresas planifican, ejecutan y completan sus iniciativas. Desde las soluciones colaborativas hasta las plataformas avanzadas de seguimiento, estas herramientas ofrecen funcionalidades esenciales para optimizar la productividad y la eficiencia en la gestión de proyectos. 

¿Qué es la gestión de proyectos? 

La gestión de proyectos es la suma de acciones a través de las cuales se puede desarrollar con facilidad una idea de negocio. Por supuesto, para que todo tenga éxito la idea siempre debe ir acompañada de viabilidad. Dicha viabilidad debe ser tanto a nivel financiero como comercial, sino el proyecto no tendrá ningún futuro. 

Para que la gestión de proyectos avance correctamente es importante definir todos los objetivos. Para hacerlo, hay que tener en cuenta desde los materiales hasta los recursos humanos necesarios. Sin dejarse atrás los plazos y presupuestos. Hay que tener en cuenta todos los factores para conseguir a tiempo el resultado buscado.  

Para que puedas comprender mejor la gestión de proyectos vamos a mostrartes las principales etapas.  

  • Diseño: se establecen metas considerando las posibles limitaciones que podrían afectar el desarrollo del proyecto, como recursos humanos, plazos, herramientas, presupuesto y tecnología. 
  • Planificación: evaluamos la viabilidad del proyecto y procedemos a planificarlo, definiendo un cronograma con hitos específicos y sus respectivas fechas límite. 
  • Durante esta fase, se detalla cada etapa y se asignan roles a los miembros del equipo. En caso de carecer de ciertas habilidades entre los stakeholders, se asignan recursos humanos adicionales, ya sea a través de contrataciones, colaboración con expertos externos, etc. 
  • Ejecución: una vez definidos roles y recursos, llevamos a cabo el plan de acción establecido anteriormente. 
  • Control: el gerente trabaja en estrecha colaboración con el equipo para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos. Esto puede incluir la organización de reuniones semanales para evaluar el progreso del proyecto. 
  • Cierre: se realizan ajustes finales y se concluye el proyecto, atendiendo los últimos detalles para garantizar su finalización exitosa. 
  • Evaluación: se convoca a los equipos involucrados para llevar a cabo una evaluación exhaustiva del éxito del proyecto, analizando los logros alcanzados y aprendizajes obtenidos durante su desarrollo. 

¿Para qué sirven las herramientas de gestión de proyectos? 

Las herramientas de gestión de proyectos se usan para diferentes fines, teniendo en cuenta que el objetivo final siempre es conseguir que el proyecto esté bien organizado para que el resultado final del mismo sea el deseado. Para que te sea más fácil, vamos a mostrarte dos de los fines principales de este tipo de herramientas. Cuando los conozcas te darás cuenta de que realmente son una muy buena opción. 

Distribución de las tareas 

Al emprender un proyecto, es frecuente observar que algunos colaboradores se encuentran abrumados mientras que otros tienen una carga laboral menor. En tales situaciones, el software de gestión de proyectos puede proporcionar funcionalidades clave, como un calendario/horario que permite identificar las tareas completadas, en proceso o pendientes.  

Con esta información, todos los miembros del equipo pueden organizarse eficientemente para cumplir con los plazos establecidos. Además, contar con un responsable de recursos humanos en la plataforma facilita la distribución equitativa del trabajo, permitiendo identificar de manera clara quiénes están más sobrecargados y quiénes tienen una carga menor. 

Establecimiento de la comunicación 

La interacción efectiva entre los miembros del equipo desempeña un papel fundamental en la consecución exitosa de cualquier proyecto. El empleo de software dedicado a la gestión de proyectos facilita: 

  • Facilitar conversaciones y diálogos entre los colaboradores. 
  • Establecer alertas y recibir notificaciones oportunas para mantener a todos informados. 
  • Conocer con precisión la ubicación de los empleados mientras llevan a cabo sus tareas asignadas. 

Adicionalmente a estas tres ventajas, una herramienta de gestión de proyectos también aborda problemas relacionados con el intercambio de documentos y la colaboración eficiente entre miembros del equipo que se encuentran en ubicaciones geográficas diversas. 

Herramientas de gestión de proyectos más utilizadas 

Ahora es el momento de hablarte de las diferentes herramientas de gestión de proyectos. Como hay muchas opciones entre las que elegir, te vamos a mostrar las principales. Así no perderás el tiempo buscando la mejor opción y en consecuencia te será más fácil elegir la herramienta que realmente necesitas.  

1- Jira Software 

Como nos comentan los expertos de Inlogiq, es la herramienta de desarrollo de software líder de los equipos ágiles, de aquí que te la presente en primer lugar. Con ella podrás tener todo lo que necesitas para desarrollar tu proyecto.  

Gracias a este programa todos los miembros del equipo podrán planificar, supervisar y publicar en el software, lo que hace que la experiencia sea positiva de principio a fin. Sin olvidar que es fácil de usar, de aquí que sea la herramienta más recomendada a día de hoy para las empresas.  

Uno de los puntos fuertes de este software es que cuenta con una gran flexibilidad, lo que hace que cada empresa pueda adaptarlo a sus necesidades con facilidad. Cuando se usa correctamente se puede tener la certeza de que la empresa puede conseguir una mayor productividad y en consecuencia visibilidad.  

Usar el programa no es complicado, debido a que tiene una curva de aprendizaje muy buena. Pero es importante saber qué hacer en cada momento para poder realizar un desarrollo correcto del proyecto que tenemos entre manos. Para conseguir poner en marcha el proyecto en Jira es necesario crear un proyecto, seleccionar la plantilla, configurar las columnas, crear una incidencia, conectar las herramientas, invitar al equipo y comenzar a avanzar en el trabajo. Visto así puede parecer algo complicado, pero desde ahora mismo te puedo asegurar que es más fácil de lo que parece.  

 
2- Confluence 

Es otra de las herramientas con las cuales vamos a conseguir obtener unos buenos resultados a la hora de usarla en la empresa. Para que te hagas a la idea, se presenta como una buena opción a la hora de crear, colaborar y organizar todo el trabajo desde un mismo punto. 

Este software se caracteriza por ser un espacio de trabajo donde se puede colaborar y compartir los conocimientos con facilidad. No es tan conocido como Jira, pero se presenta como otra opción. 

El programa se adapta bastante bien a cualquier tipo de empresa y tamaño, lo que hace que sea una gran alternativa en muchas ocasiones. Una buena opción si tienes la idea de tomar decisiones rápidas.  

3- Trello 

En esta ocasión te presentamos una herramienta visual que apuesta una vez más por la gestión de los proyectos en grupo. El objetivo principal es que el flujo de trabajo sea ágil y en consecuencia sea más fácil supervisar los trabajos en diferentes niveles. 

Esta herramienta cuenta con ventajas como la opción de añadir archivos o incluir automatizaciones para que todo sea más fácil. Cuenta con una buena personalización, de aquí que sea otra opción bastante flexible.  

4- Bitbucket 

Acabamos recomendándote una herramienta de alojamiento de código. Entre otras cosas destaca por tener parte del código de Jira y Trello, por lo que puedes hacerte a la idea de que es una herramienta interesante para unir al equipo para desarrollar un proyecto.  

Cuenta con diferentes funciones, siendo una de las principales la opción de crear código de calidad a través de diferentes pruebas automatizadas.