Qué es la digitalización de una empresa y cómo hacerlo correctamente
La digitalización de las empresas parece estar en boca de todos últimamente, y es que se trata de un proceso de transformación que están llevando a cabo cantidad de negocios para ponerse al día con las nuevas tendencias y la tecnología actual.
Pero, ¿sabes realmente en qué consiste, cómo hacerlo y qué beneficios va a aportar? En este artículo aprenderás todo lo que necesitan saber sobre esta moda empresarial que está pisando fuerte.
Qué es la digitalización de una empresa
La digitalización es un proceso que lleva tiempo, dinero y esfuerzo hasta hacerse completamente efectivo y que están llevando a cabo cantidad de empresas en todo el mundo en los últimos años. Se trata del paso de los métodos, sistemas, herramientas y protocolos analógicos a los formatos digitales.
Para esto, no solo hace falta comprar nuevas tecnologías y empezar a usarlas en una empresa u oficina. Digitalizar el negocio implica crear nuevos protocolos de actuación y pasar a un formato virtual todo documento o archivo que se encuentre en papel: algo que puede ser realmente complejo. Además, habrá que formar al personal en sistemas informáticos e incluso contratar a nuevos especialistas en algunos casos.
Lo habitual es lo que todo este procedimiento se haga en diferentes etapas y de forma paulatina. Una vez integrado, se espera una mejoría en el rendimiento del negocio y una mayor agilidad de variedad de procesos.
Cómo digitalizar una pequeña empresa
La pequeña empresa tiene sus propias particularidades a la hora de emprender un proceso de digitalización integral. Por un lado, puede ser algo más accesible por contar con menos volumen de trabajo y plantillas de personal menos numerosas. Por otro, no suele contar con presupuestos tan elevados o sistemas de organización tan avanzados como las compañías de gran tamaño.
Estos son los pasos y consejos para saber cómo digitalizar una pequeña empresa con éxito:
Ayuda de los especialistas
Agencias como Markematik son expertas en la digitalización de empresas y cuentan con profesionales ampliamente formados en este ámbito. Contar con su apoyo y asesoría puede ser todo un acierto para la empresa pequeña, que agradecerá contar con un equipo especializado en el que delegar el liderazgo de la digitalización y que sepa proponer las soluciones más eficientes para su caso particular.
Formación del equipo
Formar a algunos miembros del equipo en nuevas tecnologías y procesos puede ser muy interesante para la empresa pequeña. De esta forma, los propios trabajadores se involucran en la trasformación y pueden tomar las riendas de los proyectos en el futuro. Mejora el potencial humano y es menos costoso que contratar a más empleados que se encarguen de estas labores.
Aplicaciones versátiles
A la hora de implementar nuevos procesos digitales como la contabilidad o la comunicación online, lo ideal para la empresa pequeña es beneficiarse de aplicaciones generales para negocios que son versátiles, flexibles y en muchos casos gratuitos. Gracias a ellas se pueden agilizar determinados procesos sin que la curva de aprendizaje sea demasiado elevada ni tampoco la inversión.
Filosofía de empresa
En muchos casos, la empresa pequeña tiene una filosofía artesanal, local o tradicional, por su tipo de negocio o por el estilo de servicios que ofrece. Aunque se digitalice la empresa, conviene no perder su esencia y mantener la identidad de la misma. Si es necesario, se pueden conservar algunos elementos analógicos que funcionan bien para el target al que van dirigidos.
Ayudas y subvenciones
Hoy en día hay una gran cantidad de ayudas, subvenciones o iniciativas tanto públicas como privadas para ayudar a las empresas en su digitalización. Habitualmente, las pequeñas empresas son las más susceptibles de recibirlas, ya que suelen necesitar de recursos para ello. Esto puede facilitar enormemente todo el proceso.
Importancia de la digitalización en las empresas
La digitalización de las empresas se hace más crucial conforme pasan los años y la sociedad se mueve hacia el universo digital. En la actualidad, se demanda inmediatez y soluciones ágiles que respondan a las nuevas necesidades: algo muy complicado de ofrecer con sistemas y herramientas que han quedado obsoletas.
Cuando se interactúa con otras entidades, servicios o empresas, también se pueden encontrar baches en los casos en los que la digitalización no ha sido efectuada. Por una cuestión de incompatibilidades, complejidad de procesos o medios que están en desuso.
Además, la parte más importante de esta transformación reside en la rentabilidad y la productividad. Lo que hacen las nuevas tecnologías es conseguir que todos los protocolos sean más rápidos y sencillos, que se puedan analizar con facilidad los datos para comprobar los casos de éxito o de error y que, en definitiva, el negocio saque un mayor rendimiento.
Ventajas de la digitalización de las empresas
Las ventajas de la digitalización de las empresas pueden ser numerosas y muy interesantes, por eso son cada vez más las que se suman a estas iniciativas. Estas son las principales:
- Mejor organización de la empresa gracias al control digital de los procesos.
- Agilidad y rapidez en los trámites.
- Mayor visibilidad de cara a los clientes potenciales gracias a la integración en los espacios online.
- Comunicaciones más eficientes con los clientes y los miembros del equipo.
- Ahorro de costes en material fungible y otros productos.
- Aumento de la productividad gracias al análisis de datos.
- Apertura a nuevos mercados nacionales o internacionales.
- Mejor control de la contabilidad, la documentación y los diferentes procesos logísticos.
Ejemplos de digitalización en empresas
Pese a que el concepto de digitalización parece bastante claro, te mostramos algunos ejemplos de procesos que se van a producir en este periodo de transformación para clarificar esta iniciativa.
Presencia online
Una parte de la digitalización pasa por dotar a las empresas de presencia online cuando no la tienen. Esto pasa por crear páginas web, blogs, redes sociales, aplicaciones propias de la empresa para clientes… Todo esto puede atraer a un nuevo público interesado en los servicios del negocio.
Contabilidad digital
Digitalizar la contabilidad es esencial en este proceso de transformación. Con este sistema se asegura que toda la facturación está controlada, lejos de la organización en papel y su posibilidad de fallo humano.
Archivo virtual
Las empresas suelen contar con archivos o documentos en papel cuando todavía tienen procesos analógicos. Este es un buen ejemplo de digitalización, pues se trata de escanearlo todo e incorporarlo en un servidor, directorio online o en la nube. Con esto se ahorra espacio y se agilizan los procesos gracias a los motores de búsqueda digitales.
